Wenn eine Gruppe "gut" miteinander funktioniert ist es zu beobachten, dass sich diese Gruppen von Menschen gerne an gemeinschaftlichen Regeln orientieren. Diese Regeln bilden eine Art Leitplanken in der sich die Gruppendynamik entfalten kann. Wenn die Teilnehmer der Treffen regelmäßig rotieren kann der Findungsprozess durchaus mehr Zeit in Anspruch nehmen als dafür eingeplant werden möchte. Erst danach können die eigentlichen Themen besprochen werden. Es ist möglich und sehr wahrscheinlich, dass sich die Menschen schneller in einen schöpferischen Status begeben, wenn sie sich an einem vorgefertigten Regelwerk orientieren können. 

• zur Abgabe von Tagespunkten für eine Agenda sollten Deadlines kommuniziert werden
• Kollaborationsdokument für eine Besprechung bereitstellen (optional)
• vorzeitiges versenden von der Agenda
• vorab die Defintion über den Rahmen (Dauer, Teilnehmer, Thema, Medien, ggf. Ersatztermin)
• Bereitstellung von Hilfsmitteln für das Meeting
• den Nutzen für die Teilnehmer klar und deutlich kommunizieren
• Verpflegung etc. vorab organisieren
• ggf. Teilnehmerreihenfolge organisieren (es muss nicht jeder über den gesamten Zeitraum anwesend sein)
  
  

  Es moderiert immer nur eine Person das Meeting, der Moderator kann gemeinsam bestimmt werden,  oder wird vom Rahmen vorgegeben

• Die Besprechung startet pünktlich und endet pünktlich
• Die Besprechung hat eine Agenda und einen zeitlichen Rahmen
• Der Moderator sorgt dafür, dass alle Teilnehmer „On Track“ bleiben, beispielsweise durch Wiederholungen, Zeichnungen auf Flipchart und gelenkten Fragestellungen, etc…
• Es spricht immer nur ein Teilneher
• Ein Sprecher sollte nicht unterbrochen werden
• Das Meeting wird protokolliert
• Das Meeting wird mit einer kleinen Zusammenfassung und mit einem Dank an alle Teilnehmer beendet
• Die Ergebnisse des Meetings werden festgehalten. Zeichnungen sollen fotografiert bzw. digitalisiert werden.
• Personen, die für einen bestimmten Teil des Meetings nicht anwesend sein müssen, sollten so in den Ablauf eingeplant werden, dass sie leichter hinzukommen können. Sie dürfen das Meeting im geeigneten Moment auch verlassen (mit Moderation absprechen und ggf. vorab in der Agenda den Teilnehmern ankündigen).