Zusammenfassung

Die Prozessynchronisationsrunde bildet verbindet die Teamrolle über den SCRUM Master mit der Projektebene. Sie ist das zentrale Element zur Weichenstellung für weitere Verbesserungen im Projekt- / Programablauf und dem Prozess.

Als ein Zusammentreffen im Workshopcharakter verbindet dieses Format verschiedene Projekte und projektunterstützenden Teams innerhalb eines Programms.

Hier werden Entscheidungen zur Strategieausrichtung, Prozessentwicklung, Ressourcenplanung etc. getroffen. In noch stark klassisch strukturieren Organisationen bildet diese Runde die Schnittstelle vom agilen Projekt-(ablauf) in die klassische Organisationsstruktur.

 

Struktur / Ablauf

 

Länge: 45-120 Minuten

Häufigkeit: Vorzugsweise nach einer Retrospektive, bzw. zusätzlich 1-mal im Zeitraum zwischen zwei Retrospektiven.

 

  • Der SCRUM-Master trägt Blockaden oder Verbesserungsvorschläge vor, die im Team selbst nicht zu lösen sind. Diese sollen so den entsprechenden Verantwortlichen weitergegeben werden. Es ist nicht unüblich, dass eine Vielzahl dieser Punkte aus einer Retrospektive abgeleitet werden. Es wird besprochen, was seit der letzten Prozessynchronisationsrunde umgesetzt werden konnte und was noch umgesetzt werden soll/kann.
  • Der Product Owner gibt Einblick über den Entwicklungsfortschriitt in Gegenüberstellung zum Backlog.
  • Der Projektleiter berichtet über den Ressourcenverlauf/verbrauch. Über die Verbindung mit anderen Abteilungen und zum "höheren" Management. Berichtet über oder ermöglicht notwendige Synergien zu anderen "Kräften" im Unternehmen. Er kann die Inhalte dieses Meetings nutzen, um ggf. ein Informationspaket über den aktuellen "Status" des Projekts zu schnüren.

 

Als Besonderheit, kann jede 3. oder 4. Prozessynchronisationsrunde als eine Retrospektive gestaltet werden. So wird sich selbst erlaubt, auch auf dieser Entscheidungsebene für den Prozess und das Projekt eine strukturierte Reflektion durchzuführen.

 

Teilnehmer:

 

  • Projektleitung
  • Product Owner
  • SCRUM Master
  • Abgesandte aus Teams

 

Sinnvolle Fragestellungen zur Vorbereitung:

 

SCRUM Master:

  • Kann ich die Stimmung in "meinem" Team akkurat wiedergeben?
  • Welche Aussagekraft haben meine Informationen geplante Änderungen / verworfene Änderungen / umgesetzte Änderungen?
  • Sind die Anliegen des/der Teams strukturiert festgehalten?
  • Ist die Verteilung für die Ressourcen optimal?
  • Habe ich das Gefühl, dass die Rollen im Prozess gut miteinander wirken und kommunizieren?
  • Welches Verbesserungspotential sehe ich in meiner Rolle als SCRUM-Master in diesem Prozess. Wie lauten meine Verbesserungsvorschläge?
  • Sind nach wie vor alle Verantwortlichen für Aufgaben klar definiert?

 

Product Owner

  • Gibt es konkrete Probleme mit dem Planungsprozess?
  • Wie ist die Stimmung bei den Stake Holdern?
  • Wie ist die Qualität der Informationen von meinen Stake Holdern im Blick auf das Produkt-(Backlog)?
  • Durch was/wen/wie wird die Planung beeinflusst (kurzfristig, mittelfristig, langfristig)?

 

Projektleitung/Management

 

  • Wie können meine "Dead-Lines" mit dem agilen Vorgang synchronisiert werden. (Durch wen, bis wann, ggf. welche Hilfsmittel)?
  • Wie verlaufen mein "Bestell"-Prozesse (Welche Pufferzeiten muss ich mindestens vorab kommunizieren)?
  • Habe ich die Anliegen und Informationen von meinen Ansprechpartnern und Schnittstellen gesammelt und aufbereitet?
  • Wie ist der Status von den Aufgaben aus dem agilen Prozess die meinem Verantwortlichkeitsbereich unterliegen
  • Werde ich von etwas blockiert? Kann das von einer Rolle aus dem Prozess gelöst werden?

 

 

Ziel / Ergebnis des Meetings:

 

  • Projektmanager/-leiter über die aktuelle Stimmung im Team, den Vorschritt im Projekt und die Prozessentwicklung und den geplanten Tätigkeiten informieren.
  • Verbinden vom klassischen Managementaufgaben mit dem "Management" des agilen Projekts und dem genutzten Prozessablaufs.

 

Gemeinsam wird die "Roadmap" für den Entwicklungsprozess (Software/ Produkt) und Anpassungen im agilen Prozess besprochen und entschieden.

 

 

 

Was das Meeting nicht ist:

 

  • ausgerichtet als monodirektionales Informationsflusssystem → beispielsweise: SCRUM Master und Product Owner berichten "nur" den Status and PL
  • Eine Plattform in der Rollen versuchen ungleichgewichtet egozentrische Entscheidungen auf Hang zu Machtkämpfen auszutragen. (Jede Rolle hat natürlich in ihrem Umfeld die Entscheidungskompetenz, in der diese auch Entscheidungen treffen wird. Zielführender Weise aber im Focus auf das Gesamtprojekt und mit Rücksicht zu angrenzenden Umfeldern bei denen es zu fließenden Kompetenzübergängen kommen kann.

"Unus pro omnibus, omnes pro uno - Alle für einen, einer für alle"