Wenn eine Gruppe "gut" miteinander funktioniert ist es zu beobachten, dass sich diese Gruppen gerne an gemeinschaftlichen Regeln orientieren. Diese Regeln bilden Leitplanken in der sich die Gruppendynamik entfalten kann. Wenn die Teilnehmer der Treffen regelmäßig rotieren, kann der Findungsprozess der Teilnehmer bis zur kreativen Entfaltung durchaus mehr Zeit in Anspruch nehmen als dafür eingeplant werden möchte. Erst danach können die eigentlichen Themen besprochen werden. Es is für Menschen in einer Gruppe häufig schneller möglich sich in einen kreativen/schöpferischen Status zu begeben, wenn sie sich an einem vorgefertigten Regelwerk orientieren können. 

Viele Menschen kennen das Problem, dass die Agenda oder die Arbeitsunterlagen bis zum eigentlichen Besprechungstermin varieren können. Die Teilnehmer sehen häufig den den Organisator in der Bringschuld diese Informationen nicht zur bereit zu stellen sonder auch von den Teilnehmern "beizutreieben".

Mit einem Collaborativem Tool wie Confluence ist es möglich diesen Prozess nach agilen Prinzipien interaktiv zu gestalten. Conflunce ermöglicht es, dass die Inhalte zu einer Besprechung gemeinsam beigetragen werden können und sollen. Jeder Teilnehmer wird nun in die eigene Verantwortung gebracht die Themen und auch die Dokumente über die Confluence Seite zur Besprechung einzubringen. Der Vorteil ist nun, dass

• Teilnehmer in einem gemeinsem Prozess das Meeting gestalten
• alle Teilnehmer an einer zentralen Stelle ihre Informationen beziehen / austauschen können
• nur die Inhate im Meeting besprochen werden, die auch aktiv von den Teilnehmern selbst eingebracht wird
• der Organisator an einer zentralen Stelle die Verwaltung der Inhalte für die Teilnehmer vornehmen kann

Allerdings sollte der Organisator den Teilnehmern eine Art "Deadline" als Zeitspanne zur Bearbeitung der Confluenceseite angeben. So können die Teilnehmer abschätzen bis wann sie Ihre Inhalte zwingend einbringen müssen.

• zur Abgabe von Tagespunkten für eine Agenda sollten Deadlines kommuniziert werden
• Kollaborationsdokument für eine Besprechung bereitstellen (optional)
• vorzeitiges versenden von der Agenda
• vorab die Defintion über den Rahmen (Dauer, Teilnehmer, Thema, Medien, ggf. Ersatztermin)
• Bereitstellung von Hilfsmitteln für das Meeting
• den Nutzen für die Teilnehmer klar und deutlich kommunizieren
• Verpflegung etc. vorab organisieren
• ggf. Teilnehmerreihenfolge organisieren (es muss nicht jeder über den gesamten Zeitraum anwesend sein)
  
  

  Es moderiert immer nur eine Person das Meeting, der Moderator kann gemeinsam bestimmt werden,  oder wird vom Rahmen vorgegeben

• Die Besprechung startet pünktlich und endet pünktlich
• Die Besprechung hat eine Agenda und einen zeitlichen Rahmen
• Der Moderator sorgt dafür, dass alle Teilnehmer „On Track“ bleiben, beispielsweise durch Wiederholungen, Zeichnungen auf Flipchart und gelenkten Fragestellungen, etc…
• Es spricht immer nur ein Teilneher
• Ein Sprecher sollte nicht unterbrochen werden
• Das Meeting wird protokolliert
• Das Meeting wird mit einer kleinen Zusammenfassung und mit einem Dank an alle Teilnehmer beendet
• Die Ergebnisse des Meetings werden festgehalten. Zeichnungen sollen fotografiert bzw. digitalisiert werden.
• Personen, die für einen bestimmten Teil des Meetings nicht anwesend sein müssen, sollten so in den Ablauf eingeplant werden, dass sie leichter hinzukommen können. Sie dürfen das Meeting im geeigneten Moment auch verlassen (mit Moderation absprechen und ggf. vorab in der Agenda den Teilnehmern ankündigen).