Wenn eine Gruppe "gut" miteinander funktioniert ist es zu beobachten, dass sich diese Gruppen von Menschen gerne an gemeinschaftlichen Regeln orientieren. Wenn die Teilnehmer der Treffen regelmäßig rotieren kann der Findungsprozess durchaus mehr Zeit in Anspruch nehmen als dafür eingeplant werden möchte. Erst danach können die eigentlichen Themen besprochen werden. Es ist möglich und sehr wahrscheinlich, dass sich die Menschen schneller in einen schöpferischen Status begeben, wenn sie sich an einem vorgefertigten Regelwerk orientieren können.
Im Folgenden einige Punkte für so ein Regelwerk mit der Zielsetzung, dass:
- die Organisation sichergestellt ist
- der Ablauf konstruktiv verläuft
- mindestens ein Ergebnis festgehalten wird
- die Teilnehmer informiert sind, so dass sie ihre Aufgaben umsetzen können
- Georg Plankl Wie kann ich die Teilnehmer automatisch Informieren -> Unterstützung durch ein Tool wie Confluence
Zur Vorbereitung
- zur Abgabe von Tagespunkten für eine Agenda sollten Deadlines kommuniziert werden
- Kollaborationsdokument für eine Besprechung bereitstellen (optional)
- vorzeitiges versenden von der Agenda
- vorab die Defintion über den Rahmen (Dauer, Teilnehmer, Thema, Medien, ggf. Ersatztermin)
- Bereitstellung von Hilfsmitteln für das Meeting
- den Nutzen für die Teilnehmer klar und deutlich kommunizieren
- Verpflegung etc. vorab organisieren
- ggf. Teilnehmerreihenfolge organisieren (es muss nicht jeder über den gesamten Zeitraum anwesend sein)
Ablauf und Moderation
Es moderiert immer nur eine Person das Meeting, der Moderator kann gemeinsam bestimmt werden, oder wird vom Rahmen vorgegeben
- Die Besprechung startet pünktlich und endet pünktlich
- Die Besprechung hat eine Agenda und einen zeitlichen Rahmen
- Der Moderator sorgt dafür, dass alle Teilnehmer „On Track“ bleiben, beispielsweise durch Wiederholungen, Zeichnungen auf Flipchart und gelenkten Fragestellungen, etc…
- Es spricht immer nur ein Teilneher
- Ein Sprecher sollte nicht unterbrochen werden
- Das Meeting wird protokolliert
- Das Meeting wird mit einer kleinen Zusammenfassung und mit einem Dank an alle Teilnehmer beendet
- Die Ergebnisse des Meetings werden festgehalten. Zeichnungen sollen fotografiert bzw. digitalisiert werden.
- Personen, die für einen bestimmten Teil des Meetings nicht anwesend sein müssen, sollten so in den Ablauf eingeplant werden, dass sie leichter hinzukommen können. Sie dürfen das Meeting im geeigneten Moment auch verlassen (mit Moderation absprechen und ggf. vorab in der Agenda den Teilnehmern ankündigen).
- Georg Plankl Verknuepfung mit einem How-To Artikel wie Confluence zur Kollaborativen Bearbeitung von Dokumenten benutzt werden kann.. .ggf. Atlassian How TO
