Wenn eine Gruppe "gut" zusammen arbeitet, ist es zu beobachten, dass sich diese Gruppen gerne an gemeinschaftlichen Regeln orientieren. Diese Regeln bilden Leitplanken, in der sich die Gruppendynamik entfalten kann. Wenn die Teilnehmer/-innen der Treffen regelmäßig rotieren, kann der Findungsprozess der Teilnehmer/-innen bis zur kreativen Entfaltung durchaus mehr Zeit in Anspruch nehmen als dafür eingeplant werden möchte. Erst danach können die eigentlichen Themen besprochen werden. Es ist für Menschen in einer Gruppe häufig schneller möglich sich in einen kreativen / schöpferischen Status zu begeben, wenn sie sich an einem vorgefertigten Regelwerk orientieren können.
Im Folgenden einige Punkte für so ein Regelwerk mit der Zielsetzung, dass:
- die Organisation sichergestellt ist.
- der Ablauf konstruktiv verläuft.
- mindestens ein Ergebnis festgehalten wird.
- die Teilnehmer/-innen so informiert sind, dass sie ihre Aufgaben umsetzen können.
Wie kann ich für mich und für die Teilnehmer/-innen den Vorbereitungsprozess einfacher gestalten?
Viele Menschen kennen das Problem, dass die Agenda oder die Arbeitsunterlagen bis zum eigentlichen Besprechungstermin variieren können. Die Teilnehmer/-innen sehen häufig den / die Organisator/-in in der Bringschuld diese Informationen nicht bereit zu stellen, sondern auch von den Teilnehmer/-innen "beizutreiben".
Mit einem kollaborativem Werkzeug wie Confluence ist es möglich, diesen Prozess nach agilen Prinzipien interaktiv zu gestalten. Confluence ermöglicht es, dass die Inhalte zu einer Besprechung gemeinsam zusammen getragen werden können und sollen. Jeder Teilnehmer/-in wird nun in die eigene Verantwortung gebracht, die Themen und auch die Dokumente über die Confluence Seite zur Besprechung einzubringen. Der Vorteil ist nun, dass
- Teilnehmer/-innen in einem gemeinsamen Prozess das Meeting gestalten.
- alle Teilnehmer/-innen an einer zentralen Stelle ihre Informationen beziehen / austauschen können.
- nur die Inhate im Meeting besprochen werden, die auch aktiv von den Teilnehmer/-innen selbst eingebracht werden.
- der / die Organisator/-in an einer zentralen Stelle die Verwaltung der Inhalte für die Teilnehmer/-innen vornehmen kann.
Allerdings sollte der / die Organisator/-in den Teilnehmer/-innen eine Art "Deadline" als Zeitspanne zur Bearbeitung der Confluenceseite angeben. So können die Teilnehmer/-innen abschätzen bis wann sie ihre Inhalte zwingend einbringen müssen.
Zur Vorbereitung sollte...
- für die Abgabe von Tagespunkten für die Agenda Deadlines kommuniziert werden.
- ein Kollaborationsdokument für eine Besprechung bereitgestellt werden (zum Beispiel Confluence).
- die Agenda vorzeitig versendet werden.
- vorab die Definition über den Rahmen (Dauer, Teilnehmer/-innen, Themen, Medien, ggf. Ersatztermin) mitgeteilt werden.
- Hilfsmittel für das Meeting bereitgestellt werden.
- der Nutzen für die Teilnehmer/-innen klar und deutlich kommuniziert werden.
- Verpflegung etc. vorab organisiert werden.
- ggf. Teilnehmerreihenfolge organisiert (es muss nicht jeder über den gesamten Zeitraum anwesend sein) werden.
Ablauf und Moderation
Es moderiert immer nur eine Person das Meeting. Der Moderator kann gemeinsam bestimmt werden oder wird vom Rahmen vorgegeben.
- Die Besprechung startet pünktlich und endet pünktlich.
- Die Besprechung hat eine Agenda und einen zeitlichen Rahmen.
- Der Moderator sorgt dafür, dass alle Teilnehmer/-innen „On Track“ bleiben, beispielsweise durch Wiederholungen, Zeichnungen auf Flipchart und gelenkten Fragestellungen, etc.
- Es spricht immer nur ein Teilnehmer / eine Teilnehmerin.
- Ein/e Sprecher/-in sollte nicht unterbrochen werden.
- Das Meeting wird protokolliert.
- Das Meeting wird mit einer kleinen Zusammenfassung und mit einem Dank an alle Teilnehmer/-innen beendet.
- Die Ergebnisse des Meetings werden festgehalten. Zeichnungen sollen fotografiert bzw. digitalisiert werden.
- Personen, die für einen bestimmten Teil des Meetings nicht anwesend sein müssen, sollten so in den Ablauf eingeplant werden, dass sie leicht hinzukommen können. Sie dürfen das Meeting im geeigneten Moment auch verlassen (mit Moderation absprechen und ggf. vorab in der Agenda den Teilnehmer/-innen ankündigen).
- Georg Plankl Verknüpfung mit einem How-To Artikel wie Confluence zur kollaborativen Bearbeitung von Dokumenten benutzt werden kann, unter anderem auch ein Atlassian How TO.
